ViciBMS pour PC

· Les emplacements de l'entreprise peuvent être configurés



· Des désignations peuvent être créées qui peuvent être étiquetées aux utilisateurs.



· Configurer le calendrier pour une année financière avec les heures de travail, les jours fériés, les jours fériés, etc.



· Des utilisateurs peuvent être créés pour pouvoir se connecter à l'application et participer à la réunion. Des rôles peuvent être attribués aux utilisateurs afin qu'ils puissent effectuer les tâches administratives requises dans l'application.



· Les modèles peuvent être configurés pour que les e-mails puissent être envoyés dans un format spécifique et d'une manière cohérente et surtout très rapidement. Avec la prise en charge des espaces réservés dans le contenu de l'e-mail, le remplacement automatique se produira pour l'envoi de brouillons d'avis et d'avis aux participants à la réunion pour les inviter aux réunions.



· Les types de réunion peuvent être configurés comme la réunion du conseil d'administration, l'AGA, l'AGM, la réunion du comité des achats, etc.



· Configurer les réunions pour toute l'année peut être (de préférence devrait être) configuré à l'avance en fonction de la fréquence et de l'écart entre les réunions. Une fois ceux-ci configurés, les rappels seront envoyés aux utilisateurs appropriés les informant d'envoyer des courriers électroniques aux participants pour leur participation à la réunion.



Une fois que tout ce qui précède est correctement configuré, les utilisateurs pourront voir les réunions terminées et à venir à l'aide de l'interface des réunions.

· Toutes les réunions futures / à venir seront affichées sous l'onglet À venir et toutes les réunions terminées (dont les dates de réunion sont antérieures à aujourd'hui) seront affichées dans l'onglet Terminé.

· Cliquer sur l'une des réunions affichera les détails de la réunion.

· Pour chaque réunion, les éléments suivants peuvent être configurés

o Un projet de courrier électronique peut être envoyé en invitant les participants. Un brouillon de modèle de courrier d'avis sera utilisé pour envoyer ce courriel.

o Un courrier d'avis peut être envoyé en invitant les participants. Le modèle de courrier d'avis sera utilisé pour envoyer cet e-mail.

o Le document d'ordre du jour de la réunion peut être téléchargé. Seuls les fichiers PDF sont désormais pris en charge pour le téléchargement.

o La confirmation de présence peut être enregistrée, en sélectionnant Oui ou Non pour un utilisateur qui a confirmé sa présence ou son absence.

o Le document du procès-verbal de la réunion précédente sera automatiquement affiché ici en fonction de la réunion précédente d'un type de réunion similaire. Cela ne peut pas être téléchargé pour cette réunion.

o Résolutions - Le document des résolutions peut être téléchargé sous forme de document PDF.

o Nouveaux éléments de discussion professionnelle - Les éléments de l'ordre du jour de la réunion en cours peuvent être configurés à l'aide de cette interface. Outre le numéro, le titre et la description de l’élément de l’ordre du jour, les pièces jointes peuvent également être téléchargées par rapport à un élément de l’ordre du jour. Ces pièces jointes seront ajoutées aux feuilles d'onglets de cette réunion.

o Procès-verbal de la réunion - Il peut également être téléchargé sous forme de document PDF.

· Pour toutes les réunions terminées, une fois que les documents suivants sont tous disponibles, ils seront fusionnés sous forme d'onglets pour cette réunion (document TabSheets).

· Le document TabSheets sera disponible pour les utilisateurs dans une visionneuse, où les utilisateurs peuvent dessiner des annotations sur le document.

· Le visualiseur présente plusieurs fonctionnalités telles que

o Zoom avant et zoom arrière.

o Navigation sur toutes les pages du document,

o Navigation à travers les onglets du document

o Liste des pages où les annotations sont ajoutées.

o Dessiner des annotations sur les pages du document

o Affichage de l'élément de l'ordre du jour correspondant à une pièce jointe à un élément de l'ordre du jour, lorsque cette pièce jointe est affichée.